佐倉爆心追う、の気ままな気持ち

進捗管理

プロジェクトなどで上に立つと、必ず付いて回るのが進捗管理です。これは、部下だけに限らず、自身や協力会社を含めて色々な進捗管理が必要となります。

自身の進捗管理は、簡単なようで意外と難しい物です。あるタスクがあった時に、それを実稼働時間で割った値が、1時間当たりに求められる生産性となりますが、管理作業をしていると、突発的な打合せや予期しないクレーム対応などで、実作業時間が減ってしまう事があります。
そんなときに多用されるのが、残業ですが、プロジェクト収支を考えた場合に、あまり多い残業は困りものです。そのため、予めリスク分のマージンを取っておくという方法を使います。ある程度余裕を持った予定を立てることが必要だと言うことです。ただ、人間は元来ナマケモノですから、余裕があると、その分を先に使い切ってしまう事が良くあります。それをしない為に打つのが、マイルストーンと言われる区切りで、ココまでに何が完成しないとダメという決まりを作ります。

こうやって、自分を管理できるようになったら、今度は部下の進捗管理が必要になります。上記のような自己管理が出来る部下であれば、最終〆日を教えるだけで良いのですが、ほとんどの場合そうは行きません。上司としては、上記と同じ手法でマイルストーンを決めるのが、一番の得策なのですが、個々の技量によって、出来る量いわゆる生産性が違います。それを加味して、担当を割り振っていきます。そして、機能単位のマイルストーンはもちろんの事、期間単位でのマイルストーンも提示しなくてはなりません。少なくとも、今週の作業くらいの単位で、区切っていかないと、最後になって間に合いませんと言う事態に陥ります。
このように、人の作業レベルや生産性を知らないと、進捗管理は難しい事になります。

では、協力会社の場合はどうなるのでしょうか?仕事で協力会社を使う場合は、1対1という事は少なく、1対多となるのが普通です。その場合の進捗管理は、まず協力会社側のリーダーを指名します。そのリーダーに対して、各メンバの進捗報告を義務付けます。そして、その進捗は出来ればデーリーで報告を上げてもらい、かつ週に1度は、直接会って進捗の様子を確認し、その際に出来ているはずであろう部分の提出を求めます。これが機械工作部品などで、現場から持ってきてしまうと作業がストップするような物であれば別ですが、設計図やプログラムなどれあれば、コピーが容易に取れますので、そのコピーを提示してもらいます。
それを受け取り、本当に進捗具合にマッチするかどうかを確認します。その際に、提出を拒んだり、報告内容と提示された結果が一致していない場合は、進捗遅れの発生か、その他の問題を含んでいることが考えられますので、現場視察やヒヤリングが必要となります。そこで、問題が明らかになった場合は、その問題を早期に取り除く必要があります。また、進捗の遅れが出てしまった場合は、遅れの度合いにより残業申請や、人員増による作業能率アップを図ります。
これら、対協力会社とのやり取りは、逐一全て議事録を作成します。これは後から言った言わないの騒動を避けるためです。これは、自分の保身にも使えますが、作業量の管理をするのにも使えます。

最悪は、進捗管理を全て口頭で済ませてしまい、議事が一切残っていない場合です。契約に明らかな違反が無い限り、協力会社は逃げてしまいますので、全ては発注元が責任を負う事となります。
そうならないためにも日々の進捗感知は、重要となってくるのです。
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by naka50ne | 2005-03-11 20:52 | ビジネス

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